浅论会议管理       徐智华            

浅论会议管理       徐智华             　　会议是企业管理中经常采用的一种团队沟通方式，如果利用得好，会极大地提高企业管理的效率。可是经常发生的情况是，有些企业的领导整天疲于应付各种会议，淹没于文山会海中，可是没有解决的问题仍然一大堆，会议的效率十分低下。针对这种情况，有必要对会议低效的原因进行分析，并为提高会议的效率提出改进的对策。 　　 　　1会议低效的原因 　　1.1目的不明确 　　有些领导认为开会是解决一切问题的灵丹妙药，一遇到问题就开会，对会议的目的不明确，对为什么要开会、开会要达到什么目的和取得什么结果此类问题没有明确的回答就贸然开会，此类会议的效果可想而知。有的会议虽然有目的，但目的过于抽象和空洞，同样也收不到应有的效果。 　　1.2打持久战 　　有些会议一开起来没完没了，本来半个小时就该有结果、就能把问题说清楚的会议非要开二三个小时，殊不知人的精力毕竟有限，并要受生物钟影响，台上人兴致盎然高谈阔论的时候，台下人早已无心恋战。 　　1.3化简为繁 　　 低效的会议常常把简单的问题复杂化，本来三言两语就有结果的问题，却要人们反复讨论、争辩，不仅浪费人们的时间和精力，还有可能引发新的矛盾，产生新的问题。 　　1.4产生冲突 　　与会者由于知识结构、文化素质、个人阅历、所处地位及部门的不同，对同一问题难免有不同看法，产生意见分歧。如果不能正确对待和妥善处理意见分歧，则有可能产生冲突，进而影响会议的正常进行，降低会议的效率，甚至使会议目标无法实现。 　　1.5主持不力 　　会议主持人主持不力主要表现在以下几方面：一是不告诉会议目的。二是不准时到场。有些领导不以身作则，开会时经常迟到。三是官气十足。有些领导开会时讲话内容空洞，装腔作势，官腔十足。四是搞形式主义。有些会议表面上是为听取大家的意见，但最终还是领导说了算。五是“控制”会议。有些领导在会上把大部分时间用在讲一些无关紧要的话上，谈到关键问题时又闪烁其词，东拉西扯，回避主要问题。还有些领导喜欢借助一些信号，如看手表、打哈欠、插话，来显示自己时间紧、地位重要。 　　1.6环境不利 　　不利的环境的主要表现为：周围环境嘈杂，室内气候条件不佳，视听视觉辅助设备效果不佳，室内空间狭小，坐椅不舒服，灯光昏暗，手机铃声不断，等等。这些都会影响与会人员的心情，降低会议的效率。 　　 　　2 会议管理 　　为了提高会议的效率，有必要加强会议管理，做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。 　　2.1会前准备 　　2.1.1质疑会议的必要性 　　会议特别耗费时间、人力、财力、物力，在某些情况下，会议并不是沟通信息的最佳方式，也不是任何问题都可以通过开会来解决，所以，每次开会前都有必要对开会的必要性进行质疑，做到能不开的会坚决不开，可开可不开的会尽量不开，必须召开的会尽量少开。 　　2.1.2明确会议的目标 　　会议的目标越明确越具体越好，比如说，会议目标“探讨如何在10月底之前将产品不良率由目前的5%降低至3%”就比“探讨如何降低产品的不良率”更加具体、明确，这样会议讨论的效果会更好。 　　2.1.3确定会议议题 　　 会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。确定会议议题应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标。二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少。三是各项议题之间保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列。四是明确讨论各项议题所需的时间。 　　2.1.4确定与会人员 　　确定与会人员的人数和结构。对于决策型会议，为了保持成员之间良好的互动，会议成员一般应不多于10人。一般应邀请下列几类人员参加会议：对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标达成起关键性作用的人；能够客观理智和积极踊跃发表自己见解的人；有权做出决策的人。 　　2.1.5确定会议的基本程序 　　确定会议的基本程序，就是明确会议先做什么，后做什么，再做什么。一般在安排会议议题顺序时需要注意的是：主要的议题往前排，相对次要的议题往后排；时间紧迫的议题往前排，时间余地大的议题往后排；需要与会者高度集中讨论的议题往前排，与会者兴趣较大、已经掌握相关知识的议题往后排。 　　2.1.6安排会议时间和地点 　　在会议时间安排上需要考虑何时召开会议、会议持续多久的问题。确定会议召开时间需要考虑与会人员是否能够出席和会议效率的问题。会议持续时间不宜过长也不宜过短，过长，人容易疲劳，过短，有一半的议题还没有讨论会议就结束了。 　　会议地点的选择应考虑如下因素：会议的规模大小和人数多少、交通是否便利、是否不受外界干扰、是否有足够的停车场、是否有必要的会议设备等。 　　此外，会前准备还需做好准备会议资料和发放会议通知的工作。 　　2.2会中控制 　　2.2.1有效控制会议的议题和进程 　　（1）明确议题的目标。在讨论任何议题时都要明确议题的目标是什么、议题内容是什么和为什么要讨论该议题。 　　（2）澄清对议题的误解或错误。如果与会者对议题有误解，或使用了错误的概念，主持人应及时予以澄清。 　　 （3）控制讨论进程。当与会者发言与会议主题不相干时，主持人应及时将其发言拉倒会议主题上来；对那些喋喋不休者，主持人应及时中断其发言，将发言的机会交给其他人；对那些不善言辞、性格内向的人，主持人应鼓励和引导其积极发言；对那些对会议有敌意的人，主持人应引导其客观理性地表达看法。 　　（4）有效处理意见分歧。当会议出现不一致意见而引发争论时，主持人应对各方观点进行归纳总结，以帮助与会人员理清思路、把握要点。 　　（5）控制会议时间，按时开始，准时结束。 　　（6）总结议题成果，确认行动。每一议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行清晰、简短的概括，如果该决议需要某人采取行动，主持人还应要求他确认在该行动中应当承担的责任。 　　2.2.2有效控制会议成员的行为 　　（1）严格要求准时开会。一定要养成准时开会的习惯，不要因为某些人的迟到而推迟开会。记录下那些迟到的人，给他们造成压力，促使他们改变迟到的习惯。 　　（2）鼓励下级积极发言。由于害怕招致上级的反对，下级往往不敢自由发表自己的见解，这时上级应鼓励下级积极发言，即使不完全同意其观点也应肯定其发言中有价值的部分，或者对他们的观点进行书面记录，强化和鼓励他们的行为。为了避免领导发言给后来发言者造成的心理作用，可以考虑把领导安排在下级之后发言。 　　（3）鼓励思想交锋。会议期间应鼓励大家自由发表意见，鼓励不同思想观点的交锋、争论，但争论的内容必须和会议主题有关，争论时切忌感情用事，对他人进行人身攻击。 　　（4）避免压制建议。如果提出的建议遭到嘲笑和压制，那么人们将害怕和没有热情提出建议。所以，会议领导者应对提出的建议给予特别的关注和表现出足够的热情，尽可能避免其他人压制该建议的做法。 　　2.3会后跟踪 　　会议结束后，应将会议内容整理成会议纪要，会议纪要中应包括相关部门应承担的责任、责任人，完成时间及验收标准等内容。会议的关键在于落实，应根据会议纪要的内容检查会议决定的落实情况，使会议做到议而有决、决而有行、行必有果。 　　 浅论会议管理       徐智华